Unbeliebte Entscheidungen kommunizieren ohne Frust
Wie würdest du dich fühlen, wenn du aus der Zeitung erfährst, dass dein Team von einer Umstrukturierung betroffen sein wird? Interessiert? Amüsiert? Wütend?
Auch ich habe schon mit Organisationsbereichen gearbeitet, die von solchen Schlagzeilen betroffen waren.
Meine Aufgabe war es dann, die Kommunikation im Nachgang zu koordinieren – also NACH der Kommunikation der Entscheidung.
Und was soll ich sagen… Ich habe mich ein bisschen gefühlt wie der Tatortreiniger. Nur dass hier das Vertrauen gestorben war. Das Vertrauen in die Führungsetage. Und die Glaubwürdigkeit mit dazu.
Die Gründe für die Entscheidung waren ein offenes Geheimnis und wurden hinter vorgehaltener Hand klar benannt. Aber die Führungsspitze erfand eine Geschichte, um die eigentlichen Motive zu verschleiern.
Was blieb, war ein riesiges Gedankenkarussell der Mitarbeiterschaft, wer wie betroffen sein wird, ob Stellen abgebaut werden und und und. Für die Motivation, die Arbeitsmoral und die Stimmung insgesamt, war das richtig schlimm.
Vielleicht kennst du das auch, dass ein Teil von dir am liebsten weglaufen würde, wenn du eine unbeliebte Entscheidung mitteilen musst.
Aber genau hier entscheidet sich, ob dein Team die Entscheidung mittragen wird oder ob es sich windet und in den Widerstand geht. Und wenn ja, wie stark.
In diesem Blog zeige ich dir, wie du unbeliebte Entscheidungen so kommunizierst, dass du dein Team motiviert hältst und am Ende sogar gestärkt aus der Situation herausgehst.
Inhalt
Der 3-Schritte-Plan: unbeliebte Entscheidungen kommunizieren, sodass das Team motiviert bleibt
1. Bereite Dich vor: Klarheit über das „Warum“
3. Biete eine Perspektive: so bleibt dein Team stark!
Die größten Fehler beim Kommunizieren unbeliebter Entscheidungen
Fazit: Unbeliebte Entscheidungen kommunizieren und daran als Team wachsen
Fall du dir grade denkst „Ich weiß noch gar nicht, wie ich die Entscheidung überhaupt treffen soll“ – schau dir den letzten Artikel an. Hier kannst du nachlesen, wie du schwierige Entscheidungen so treffen kannst, dass du dich wohl damit fühlst.
Jetzt geht es aber nicht darum, ob du eine Entscheidung triffst, sondern wie du unbeliebte Entscheidungen so kommunizierst, dass dein Team trotzdem motiviert bleibt. Denn das ist mindestens genauso wichtig für euren Erfolg.
Der 3-Schritte-Plan: unbeliebte Entscheidungen kommunizieren, sodass das Team motiviert bleibt
1. Bereite dich vor: Klarheit über das "Warum"
In meiner Zeit als Abteilungsleiterin musste ich sehr oft Entscheidungen weitergeben, hinter denen ich überhaupt nicht stand. Da einer meiner größten Werte Authentizität ist, fiel es mir sehr schwer, diese Entscheidungen ans Team weiterzugeben.
Vielleicht muss du auch manchmal Entscheidungen kommunizieren, die du selbst gar nicht getroffen hast. Dann mach dir bewusst, ob du mit der Entscheidung von oben oder von außen d’accord bist. Kannst du hinter der Entscheidung stehen?
Was mir immer sehr geholfen hat, war, mir klarzumachen, WARUM die Entscheidung so getroffen wurde. Vielleicht war ich nicht der gleichen Meinung. Aber zu verstehen, was der Hintergrund der Entscheidung war, was der größere Kontext war, gab mir einen Ansatz, sie ans Team weiterzugeben.
Je klarer du die Hintergründe verstehst, umso sicherer wirst Du in deinem Auftreten gegenüber dem Team wirken. Und das ist wichtig, um dein Team mitzunehmen.
Jetzt nehmen wir mal an, du stehst nicht hinter der Entscheidung. Dann mach dir bewusst, was deine Rolle als Führungskraft ist.
Du bist Vermittler. Du kannst zwar deine persönliche Meinung nicht ändern. Aber du kannst vermitteln, dass die Entscheidung für das Unternehmen notwendig ist.
So bereitest du dich vor:
Notiere die Gründe für die Entscheidung: warum wurde sie genau SO getroffen?
Versuch, das größere Ziel hinter der Entscheidung zu verstehen. Auch, wenn sie nicht deiner Meinung entspricht.
Überlege die, wie du deine eigene Haltung klar kommunizieren willst, ohne das Team zu verunsichern.
Beispiel: „Ich möchte ehrlich sein: Diese Entscheidung wurde auf einer Ebene getroffen, die außerhalb unseres Teams liegt. Auch wenn ich sie selbst durchaus kritisch sehe, gibt es Gründe, die für die Entscheidung sprechen. [Nenne die Gründe] Wir werden jetzt einen gemeinsam Weg finden, das Beste daraus zu machen. [Mach Vorschläge, wie ihr konstruktiv damit umgehen könnt].“
Wichtig ist, dass du neutral bleibst. Übermittle die Entscheidung respektvoll und ziehe nicht über den Urheber der Entscheidung her.
Das ist etwas, was ich bei Führungskräften immer wieder erlebe: sie haben eine andere Meinung und kommunizieren offen, dass der Entscheider, nennen wir ihn Herrn Meyer, wieder mal einen richtigen Griff ins Klo gemacht hat. Und dass ja jetzt alle im gleichen Boot sitzen.
Na klar, das schafft eine Verbindung zum Team, das die Entscheidung vielleicht auch blöd findet. Aber zu welchem Preis?
Niemand ist durch diese Art der Kommunikation motiviert. So verfällt das Team schneller in einen Jammerkreislauf, wo alle sich verbal auf die Schulter klopfen, wie blöd das jetzt alles ist.
Betone stattdessen, dass du dem Team Rede und Antwort stehst, Fragen beantwortest, ihre Sorgen hörst und ernst nimmst. Das ist der feine Unterschied.
Wenn du selbst Urheber oder Urheberin der Entscheidung bist, kannst du durchaus auch mitteilen, wenn es dir schwer gefallen ist, die Entscheidung zu treffen oder dass die Entscheidung keine angenehme Entscheidung ist.
Auch hier gilt aber: Fokussiere dich dann auf die Hintergründe. Du hast ja nicht einfach aus dem Bauch heraus entschieden, oder? 😉
2. Sag es wie es ist
Niemandem ist geholfen, wenn du eine Entscheidung schön redest. Wie beim Eingangsbeispiel wissen die Teammitglieder oftmals mehr als du denkst. Und fühlen sich dann nicht ernst genommen.
Erkläre stattdessen klar, warum die Entscheidung genau so getroffen wurde. Aber genauso wichtig: Zeige, dass du die Bedenken deines Teams verstehst.
So machst du es konkret:
Lade zu einem Meeting, bei dem alle betroffenen Teammitglieder anwesend sind. Plane genug Zeit für Fragen und Diskussionen ein.
Sag es, wie es ist. Verwende eine klare und offene Sprache: keine Fachbegriffe oder unnötiges Ausschmücken. Und zeige Verständnis.
Achte darauf, authentisch und ruhig zu sprechen. Deine Körperhaltung ist ein Spiegel deiner inneren Haltung und verrät schnell, wenn du etwas zurückhältst.
Beispiel einer Projektverschiebung: „Ich weiß, dass das enttäuschend ist. Ihr hattet große Hoffnungen in das Projekt gesetzt. Das macht es nicht einfacher, aber ich möchte euch die Hintergründe transparent machen, damit Ihr versteht, warum dieser Schritt notwendig ist.“
Wichtig: erlaube deinem Team emotionale Reaktionen. Dafür kannst Du Sätze nutzen wie: „Ich verstehe, dass das schwer ist“ oder „Eure Bedenken sind berechtigt“. Höre aktiv zu, wenn jemand Bedenken äußert.
Und last but not least: Sei offen für Rückfragen und erkläre, warum bestimmte Alternativen nicht möglich waren.
3. Biete eine Perspektive: so bleibt dein Team stark!
Hier liegt der Knackpunk. Es geht nicht nur um die Entscheidung und die Hintergründe, sondern natürlich auch um die Zukunft.
Was verändert sich durch die Entscheidung? Hier hast du einen großen Hebel für die Motivation. Wenn das Team sieht, welche Perspektiven es durch die Entscheidung hat, kann das die Motivation deutlich steigern.
Grundsätzlich solltest du den Blick auf die Chancen lenken, die durch die Entscheidung entstehen. Wie kann das Team langfristig von der Entscheidung profitieren?
Ganz konkret kannst du wie folgt vorgehen:
1. Kommuniziere das größere Ziel.
- Wenn dein Team versteht, dass seine Arbeit Teil eines größeren Plans ist, wird es motivierter arbeiten. Verdeutliche, wie die Entscheidung langfristig das Team und das Unternehmen stärkt.
- Habt ihr eine Vision, die Ihr verfolgt? Wenn es dazu ein Bild gibt, nutze es. Visuelle Darstellungen helfen, das große Ganze zu sehen.
- Beispiel: „Unser Ziel ist es, langfristig stabil zu bleiben. Diese Entscheidung mag kurzfristig für Einschnitte sorgen, aber langfristig sind wir so stabiler aufgestellt.“
2. Zeige den Weg auf.
- Zeige deinem Team die nächsten konkreten Schritte auf. Kein Laber Rhabarber. Sondern klare Fakten: Wenn ein Projekt eingestellt wird, was passiert mit den Ressourcen? Wer übernimmt welche neuen Verantwortlichkeiten?
- Beispiel: „Das bedeutet, dass Team A ab sofort am Projekt X mitarbeitet. Dafür sind folgende Meilensteine definiert.“
3. Mache Erfolge sichtbar.
- Mach dem Team deutlich, welche bisherigen Leistungen nicht umsonst waren. Hebe hervor, was ihr gelernt habt oder welche Teile eines Projekts z.B. in andere Bereiche einfließen können. Beispiel: „Eure Arbeit an der Plattform hat uns gezeigt, wie wir unsere IT-Struktur besser skalieren können. Das wird für zukünftige Projekte ein großer Vorteil sein.“
- Definiere kurzfristige Meilensteine, die ihr schnell erreichen könnt und die Erfolge im Ergebnis der Entscheidung schnell sichtbar machen.
- Verleihe kleine Auszeichnungen, um den Erfolg sichtbar zu machen. Beispiel: „Ich möchte die Arbeit an der neuen Kampagne hervorheben. Ihr habt in kürzester Zeit beeindruckende Fortschritte gemacht. Das zeigt, was wir als Team schaffen können.“
- Kommuniziere offen, wie diese Erfolge zum Gesamtziel beitragen.
4. Beteilige das Team.
- Frage das Team aktiv nach Meinungen und Ideen. Dein Team wird die Entscheidung eher akzeptieren, wenn es das Gefühl hat, dass seine Meinung zählt.
- Beispiel:
- Ich möchte, dass Ihr eure Gedanken und Ideen dazu teilt, wie wir die Situation am besten angehen können. Wir nehmen uns heute die Zeit, um alles zu besprechen, was euch wichtig ist.“
- Welche Sorgen habt ihr?
- Welche Chancen seht ihr?
- Was braucht ihr von mir?
- Wenn dein Team groß ist und digital arbeitet, kannst du auch digitale Tools wie Umfragesoftware nutzen.
- Schreibe die wichtigsten Punkte mit. So sieht dein Team, dass du die Meinungen ernst nimmst. Außerdem kannst du so hinterher die Ergebnisse ans Team schicken. Dann sind auch diejenigen informiert, die nicht dabei sein konnten.
Wenn du diese Punkte berücksichtigst, kannst du dein Team bei der Entscheidung mitnehmen, auch wenn die Entscheidung erst mal unbeliebt ist. Wichtig ist, dass der vielleicht aufkommende Frust so schnell wie möglich in positive Energie umgewandelt wird und mit diesem Fahrplan hast du die besten Voraussetzungen, das zu schaffen!
Die größten Fehler beim Kommunizieren unbeliebter Entscheidungen
Jetzt lass uns nochmal schauen, welche Fehler du bei der Kommunikation von unbeliebten Entscheidungen unbedingt vermeiden solltest:
Schönreden: Dein Team merkt es sofort, wenn du um den heißen Brei herumredest und die ehrlichen Fakten nicht auf den Tisch legst. Im Zweifel ist es besser, zu sagen „Ich kann euch den kompletten Hintergrund nicht mitteilen, aber so viel kann ich euch sagen…“
Keine klare Perspektive bieten: Ohne Ausblick bleibt nur eins: Frustration.
Kommunikation über Dritte: Schlechte Nachrichten sollten immer direkt von dir kommen.
Emotionen ignorieren: Lasse Raum für Gefühle, höre dir die Perspektive deines Teams an. Aber pass auf, dass ihr nicht in einen Jammerkreislauf abstürzt.
Fazit: Unbeliebte Entscheidungen kommunizieren und daran als Team wachsen
Schwierige Entscheidungen sind Teil des Führungsalltags. Doch sie müssen nicht das Ende der Motivation bedeuten. Wenn du den Fokus auf das „Warum“ und „Wie“ lenkst und dein Team dabei unterstützt, das Positive zu sehen, kannst Du Dein Team nicht nur bei Laune halten, sondern für die Umsetzung der Entscheidung motivieren.
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